Audyt procesów przed wyceną
Zaczynamy od mapy tego, jak firma realnie pracuje, i od policzenia, ile kosztuje ręczna robota. Bez tego wycena systemu jest zgadywaniem.
Firmy z procesem, którego nie obsłuży żadne gotowe narzędzie
System szyty na miarę Twojego procesu
Kiedy gotowe narzędzia wymuszają pracę wbrew procesowi, taniej wychodzi zbudować system pod firmę niż zmieniać firmę pod system.
Problem
Dlaczego to w ogóle boli
Większość firm najpierw kupuje gotowe narzędzie, potem dokłada do niego arkusz, potem drugi, a na końcu i tak połowa pracy dzieje się poza systemem. To nie znaczy, że gotowe narzędzia są złe — znaczy, że Twój proces jest wystarczająco specyficzny, żeby pod niego zbudować. Zanim to zaproponujemy, sprawdzamy, czy nie da się taniej.
Zakres
Co obejmuje system
Uczciwa rekomendacja
Jeśli gotowe narzędzie albo automatyzacja tego, co już macie, załatwi sprawę taniej — mówimy to wprost. Dedykowany system to nie zawsze właściwa odpowiedź.
Wdrożenie etapami
Najpierw jeden proces o najwyższym koszcie ręcznej pracy. Mierzymy efekt, dopiero potem rozszerzamy zakres — zamiast wielkiego wdrożenia na ślepo.
Integracje zamiast wymiany wszystkiego
Księgowość, poczta i dysk zostają. Spinamy je z nowym systemem, żeby dane przepływały bez przepisywania między narzędziami.
Automatyzacje na styku narzędzi
Powiadomienia, przypomnienia, generowanie dokumentów i przepływ danych między systemami — to zwykle zwraca się najszybciej z całego projektu.
Dokumentacja i szkolenie
Po wdrożeniu zostaje opisany proces i przeszkolony zespół. System, który rozumie jedna osoba, jest ryzykiem, a nie aktywem firmy.
Efekt
Co się zmienia po wdrożeniu
Wdrażamy etapami i mierzymy efekt każdego etapu. Jeśli pierwszy zakres nie odzyskuje czasu zespołu, nie ma sensu rozbudowywać systemu dalej.
- Wiesz, ile kosztuje dziś ręczna praca — zanim wydasz złotówkę na wdrożenie
- Pierwszy efekt po pierwszym etapie, nie po roku projektu
- System dopasowany do procesu, nie proces naginany do narzędzia
- Firma nie jest zakładnikiem jednej osoby, która „wie, jak to działa"
Najczęstsze pytania
Zanim zapytasz
Kiedy dedykowany system faktycznie się opłaca?
Wtedy, gdy proces jest specyficzny dla Twojej branży, powtarza się dziesiątki razy w miesiącu i dziś obsługują go ludzie plus arkusz. Jeśli proces jest standardowy, gotowe narzędzie prawie zawsze wygrywa ceną — i tak wtedy doradzamy.
Co, jeśli po audycie okaże się, że nie warto?
To normalny wynik i mówimy o nim wprost. Z audytu i tak zostaje mapa procesów oraz lista automatyzacji do wdrożenia na istniejących narzędziach — zwykle da się na tym odzyskać sporo czasu bez budowania czegokolwiek od zera.
Czy będę uzależniony od jednego dostawcy?
Dane są Twoje i da się je wyeksportować. Po wdrożeniu zostawiamy dokumentację procesu i architektury, więc przejęcie projektu przez inny zespół jest wykonalne. To warunek, który warto stawiać każdemu wykonawcy, nie tylko nam.
Od czego zacząć rozmowę?
Od opisania jednego procesu, który najbardziej boli — na przykład ofertowania, obiegu dokumentów albo obsługi zgłoszeń. Na tej podstawie da się już powiedzieć, czy problem rozwiąże automatyzacja, gotowy system, czy dopiero wdrożenie dedykowane.
Opowiedz, jak dziś wygląda ten proces
Nie potrzebujemy specyfikacji. Wystarczy, że opiszesz, kto co robi i gdzie dane przepisuje się ręcznie. Odpowiemy, czy problem rozwiąże automatyzacja istniejących narzędzi, czy dopiero wdrożenie systemu.